“Todas as empresas da Flórida” não é um público-alvo. Uma lista de prospects se torna útil quando é estreita o bastante para que a mesma mensagem faça sentido para cada linha. Este guia percorre um método que se apoia em fontes públicas e é franco sobre onde essas fontes param.

1. Descreva o cliente antes de tocar em qualquer dado

Escreva, em uma frase, quem compra de você: “oficinas mecânicas independentes no sudoeste da Flórida” ou “administradoras de associações comunitárias na Gold Coast”. Se você não consegue escrever essa frase, nenhuma fonte de dados vai resolver. Acrescente o que precisa ser verdade para que um registro seja utilizável (um telefone, um site, um registro ativo), porque cada condição encolhe a lista, e é bom saber disso antes de contar.

2. Traduza o setor em códigos NAICS

O setor costuma ser expresso em códigos do Sistema de Classificação Industrial da América do Norte (NAICS). Comece pelo amplo (setor 23, Construction) e aprofunde até onde a sua mensagem exigir (238160, Roofing Contractors). Dois alertas:

  • O registro societário da Flórida não registra setor algum. O conteúdo dos documentos de constituição e dos relatórios anuais é definido por lei (Fla. Stat. § 607.0202, Fla. Stat. § 607.1622), e um código de setor não faz parte dele. Qualquer código NAICS em uma lista da Flórida foi acrescentado a partir de outra fonte ou derivado de uma descrição.
  • Os códigos são revisados. A edição atual é o NAICS 2022; listas codificadas com uma edição anterior precisam ser convertidas.

Mais sobre como ler os códigos: Códigos NAICS explicados para listas de prospects.

3. Escolha condados, não “regiões”

A Flórida tem 67 condados, e o condado é o filtro geográfico mais limpo, porque todo endereço pertence a exatamente um. “Sul da Flórida” significa coisas diferentes para pessoas diferentes; “Miami-Dade, Broward e Palm Beach” não. Agrupamentos típicos:

  • Sudeste: Miami-Dade, Broward, Palm Beach
  • Tampa Bay: Hillsborough, Pinellas, Pasco, Manatee
  • Região de Orlando: Orange, Osceola, Seminole, Lake
  • Sudoeste: Lee, Collier, Charlotte, Sarasota
  • Nordeste: Duval, St. Johns, Clay, Nassau
  • Panhandle: Escambia, Santa Rosa, Okaloosa, Walton, Bay, Leon

Tenha em mente o que o condado significa em uma lista: o condado do endereço principal registrado. Um empreiteiro registrado em um condado pode trabalhar em outros cinco, e uma empresa com sede em Atlanta pode ter uma grande filial em Orlando sem ter nenhum endereço principal na Flórida.

Para ver quantos estabelecimentos empregadores um condado tem antes de escolher, use os números oficiais do Census na nossa tabela Empresas da Flórida por condado; o que eles mostram é discutido em Estatísticas de empresas da Flórida por condado.

4. Combine fontes: nenhuma delas é completa

  • Identificação: a Division of Corporations (Sunbiz) para razão social, tipo de entidade, número do documento, situação e endereços; a divisão também oferece seus dados societários como downloads gratuitos. Veja Como pesquisar registros de empresas da Flórida no Sunbiz.
  • Licença: para setores regulados, o órgão de licenciamento. Empreiteiros, corretores de imóveis, arquitetos e estabelecimentos de hospedagem e alimentação são licenciados pelo Department of Business and Professional Regulation; profissionais da saúde, pelo Department of Health. Veja Consultas de licenças profissionais na Flórida.
  • Nome fantasia (“doing business as”): os registros de nomes fantasia ligam o nome da fachada à pessoa jurídica (Fla. Stat. § 865.09).
  • Dados de contato: o próprio site da empresa. É a única fonte em que a própria empresa decidiu qual telefone e qual e-mail publicar.

Cruzar essas fontes é o trabalho de verdade. Os nomes diferem (“Sunshine A/C LLC” versus “Sunshine Air Conditioning”), os endereços mudam, e não há identificador comum entre os órgãos. Espere alguns registros que não poderão ser associados, e não force a associação.

5. Defina os campos e guarde a chave

Um mínimo viável é razão social, tipo de entidade, número do documento, situação, endereço, condado, setor, telefone, e-mail e site. Guarde sempre o número do documento. É ele que permite atualizar a lista depois sem criar duplicatas, e é com ele que você comprova de onde veio um registro.

Deixe vazios os campos vazios. Um e-mail adivinhado (info@ mais o domínio) não é dado, e enviar para endereços gerados é exatamente o que o CAN-SPAM Act trata como violação agravada quando a mensagem já é ilegal por outro motivo (15 U.S.C. § 7704(b)(1)).

6. Limpe antes de contar

  • Situação: remova as entidades inativas, ou marque-as, conforme a sua finalidade. Uma entidade que deixou de entregar o relatório anual pode continuar operando; uma que está ativa pode não estar.
  • Duplicatas: uma empresa pode aparecer como várias entidades (uma empresa operacional e uma patrimonial no mesmo endereço). Decida qual você quer.
  • Endereços de agentes: se centenas de registros compartilham um endereço, provavelmente é o escritório de um registered agent, e não um polo empresarial.
  • Endereços residenciais: uma pequena empresa pode estar registrada na casa do dono. Pense duas vezes antes de mandar um representante de vendas até lá.

7. Verifique as regras do seu canal antes do primeiro contato

Não é a lista que decide como você pode usá-la; é o canal.

  • A mala direta para um endereço comercial não está sujeita às regras de consentimento e de bloqueio de chamadas para ligações e SMS descritas abaixo; a legislação comum sobre publicidade continua valendo.
  • O e-mail deve cumprir o CAN-SPAM Act, que “não faz nenhuma exceção para e-mail entre empresas” (guia de conformidade da FTC): cabeçalhos e linha de assunto corretos, um endereço postal físico e um descadastramento que funcione.
  • Ligações e SMS estão sujeitos às regras federais do TCPA e ao Florida Telephone Solicitation Act (Fla. Stat. § 501.059), com exigências de consentimento para discagem automática e listas de bloqueio de chamadas nacional e da Flórida separadas.

Os detalhes, com links para cada fonte, estão em Regras de prospecção ativa na Flórida. Qualquer que seja o canal, mantenha uma lista de supressão desde o primeiro dia e aplique-a a cada nova lista.

Teste em pequena escala

Antes de comprar ou montar 10.000 registros, trabalhe 100. Ligue ou envie correspondência para eles e conte quantos endereços estavam errados, quantas empresas tinham fechado e quantas não eram o que o código dizia. Essa taxa de erro diz mais sobre uma fonte de dados do que qualquer descrição dela – inclusive a nossa.

Este artigo tem caráter informativo geral e não é assessoria jurídica.

A flcontacts.com está preparando um conjunto de dados da Flórida organizado nessas linhas: 15 setores, 67 condados e 15 colunas. Ele ainda não existe; a estrutura prevista e um arquivo de amostra com empresas fictícias estão na página Formato de exportação e arquivo de amostra.