„Alle Unternehmen in Florida“ ist keine Zielgruppe. Eine Interessentenliste wird nützlich, wenn sie so eng gefasst ist, dass dieselbe Botschaft für jede Zeile passt. Dieser Ratgeber beschreibt eine Methode, die auf öffentlichen Quellen beruht und offen sagt, wo diese Quellen enden.

1. Beschreiben Sie den Kunden, bevor Sie Daten anfassen

Schreiben Sie in einem Satz auf, wer bei Ihnen kauft: „freie Kfz-Werkstätten in Südwest-Florida“ oder „Verwalter von Eigentümergemeinschaften an der Gold Coast“. Wenn Sie diesen Satz nicht schreiben können, hilft keine Datenquelle. Ergänzen Sie, was für einen brauchbaren Datensatz zutreffen muss (eine Telefonnummer, eine Website, eine aktive Registrierung), denn jede Bedingung verkleinert die Liste, und das sollten Sie wissen, bevor Sie zählen.

2. Übersetzen Sie die Branche in NAICS-Codes

Branchen werden meist in Codes des North American Industry Classification System (NAICS) ausgedrückt. Beginnen Sie breit (Sektor 23, Construction) und gehen Sie so tief, wie Ihre Botschaft es verlangt (238160, Roofing Contractors). Zwei Warnungen:

  • Das Handelsregister Floridas erfasst überhaupt keine Branche. Der Inhalt von Gründungsunterlagen und Jahresberichten ist gesetzlich festgelegt (Fla. Stat. § 607.0202, Fla. Stat. § 607.1622), und ein Branchencode gehört nicht dazu. Jeder NAICS-Code in einer Florida-Liste wurde aus einer anderen Quelle ergänzt oder aus einer Beschreibung abgeleitet.
  • Codes werden überarbeitet. Die aktuelle Ausgabe ist NAICS 2022; Listen, die nach einer früheren Ausgabe codiert sind, müssen umgeschlüsselt werden.

Mehr zum Lesen der Codes: NAICS-Codes für Interessentenlisten erklärt.

3. Wählen Sie Countys, keine „Regionen“

Florida hat 67 Countys, und das County ist der sauberste geografische Filter, weil jede Anschrift genau einem County angehört. „Südflorida“ bedeutet für verschiedene Menschen Verschiedenes; „Miami-Dade, Broward und Palm Beach“ nicht. Typische Gruppierungen:

  • Südosten: Miami-Dade, Broward, Palm Beach
  • Tampa Bay: Hillsborough, Pinellas, Pasco, Manatee
  • Großraum Orlando: Orange, Osceola, Seminole, Lake
  • Südwesten: Lee, Collier, Charlotte, Sarasota
  • Nordosten: Duval, St. Johns, Clay, Nassau
  • Panhandle: Escambia, Santa Rosa, Okaloosa, Walton, Bay, Leon

Denken Sie daran, was das County auf einer Liste bedeutet: das County der hinterlegten Hauptanschrift. Ein in einem County registrierter Bauunternehmer kann in fünf anderen arbeiten, und ein Unternehmen mit Zentrale in Atlanta kann eine große Niederlassung in Orlando betreiben, ohne überhaupt eine Hauptanschrift in Florida zu haben.

Wie viele Betriebsstätten mit Beschäftigten ein County hat, sehen Sie vor der Auswahl in den amtlichen Census-Zahlen unserer Tabelle Firmen in Florida nach County; was sie zeigen, erläutert der Artikel Firmenstatistik Florida nach County.

4. Kombinieren Sie Quellen: Keine ist vollständig

  • Identität: die Division of Corporations (Sunbiz) für rechtlichen Namen, Rechtsform, Dokumentnummer, Status und Anschriften; die Behörde bietet ihre Unternehmensdaten auch als kostenlose Downloads an. Siehe Firmeneinträge in Florida auf Sunbiz suchen.
  • Lizenz: bei regulierten Branchen die Lizenzbehörde. Bauunternehmer, Immobilienmakler, Architekten sowie Beherbergungs- und Gastronomiebetriebe werden über das Department of Business and Professional Regulation lizenziert, Gesundheitsberufe über das Department of Health. Siehe Berufslizenzen in Florida prüfen.
  • „Doing business as“-Name: Registrierungen von Geschäftsnamen (Fictitious Names) verbinden einen Ladennamen mit dem Rechtsträger (Fla. Stat. § 865.09).
  • Kontaktangaben: die eigene Website des Unternehmens. Das ist die einzige Quelle, bei der das Unternehmen selbst entschieden hat, welche Telefonnummer und E-Mail-Adresse es veröffentlicht.

Diese Quellen zusammenzuführen, ist die eigentliche Arbeit. Namen weichen ab („Sunshine A/C LLC“ gegenüber „Sunshine Air Conditioning“), Anschriften ändern sich, und es gibt keine behördenübergreifende Kennung. Rechnen Sie mit Datensätzen, die sich nicht zuordnen lassen, und erzwingen Sie keine Zuordnung.

5. Legen Sie die Felder fest und behalten Sie den Schlüssel

Ein brauchbares Minimum sind rechtlicher Name, Rechtsform, Dokumentnummer, Status, Anschrift, County, Branche, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Website. Behalten Sie immer die Dokumentnummer. Mit ihr können Sie die Liste später aktualisieren, ohne Dubletten zu erzeugen, und belegen, woher ein Datensatz stammt.

Lassen Sie leere Felder leer. Eine geratene E-Mail-Adresse (info@ plus Domain) ist keine Information, und der Versand an erzeugte Adressen ist genau das, was der CAN-SPAM Act als erschwerten Verstoß wertet, wenn die Nachricht ohnehin rechtswidrig ist (15 U.S.C. § 7704(b)(1)).

6. Bereinigen Sie, bevor Sie zählen

  • Status: Entfernen oder markieren Sie inaktive Unternehmen, je nach Zweck. Ein Unternehmen, das seinen Jahresbericht versäumt hat, kann noch tätig sein; ein aktives womöglich nicht.
  • Dubletten: Ein Geschäft kann als mehrere Rechtsträger erscheinen (eine Betriebsgesellschaft und eine Besitzgesellschaft unter derselben Anschrift). Entscheiden Sie, welchen Sie wollen.
  • Agent-Anschriften: Teilen sich Hunderte Datensätze eine Anschrift, ist das wahrscheinlich das Büro eines Registered Agent, kein Geschäftsviertel.
  • Privatanschriften: Ein kleines Unternehmen kann unter der Wohnanschrift des Inhabers registriert sein. Überlegen Sie zweimal, bevor Sie dort einen Außendienstmitarbeiter vorbeischicken.

7. Prüfen Sie vor dem ersten Kontakt die Regeln für Ihren Kanal

Nicht die Liste entscheidet, wie Sie sie nutzen dürfen, sondern der Kanal.

  • Briefwerbung an eine Geschäftsanschrift unterliegt nicht den unten beschriebenen Einwilligungs- und Do-not-call-Regeln für Anrufe und SMS; das allgemeine Werberecht gilt trotzdem.
  • E-Mail muss dem CAN-SPAM Act entsprechen, der „keine Ausnahme für E-Mails zwischen Unternehmen macht“ (Leitfaden der FTC): korrekte Header und Betreffzeile, eine physische Postanschrift und eine funktionierende Abmeldung.
  • Anrufe und SMS fallen unter die TCPA-Vorschriften des Bundes und den Florida Telephone Solicitation Act (Fla. Stat. § 501.059), mit Einwilligungspflichten für automatisches Wählen und getrennten Sperrlisten auf Bundes- und Landesebene.

Die Einzelheiten mit Links zu jeder Quelle stehen in Regeln für die Kaltakquise in Florida. Welcher Kanal auch immer: Führen Sie vom ersten Tag an eine Sperrliste und wenden Sie sie auf jede neue Liste an.

Klein testen

Bevor Sie 10.000 Datensätze kaufen oder erstellen, bearbeiten Sie 100. Rufen Sie sie an oder schreiben Sie sie an und zählen Sie, wie viele Anschriften falsch waren, wie viele Unternehmen geschlossen hatten und wie viele nicht dem entsprachen, was der Code sagte. Diese Fehlerquote sagt Ihnen mehr über eine Datenquelle als jede Beschreibung – auch unsere.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung.

flcontacts.com bereitet einen Florida-Datensatz nach genau diesem Muster vor: 15 Branchen, 67 Countys und 15 Spalten. Er existiert noch nicht; der geplante Aufbau und eine Beispieldatei mit fiktiven Unternehmen stehen auf der Seite Exportformat und Beispieldatei.